Die Bewerbung wurde angenommen und das Bewerbungsgespräch wurde erfolgreich abgeschlossen. Willkommen im Unternehmen, dann legen Sie mal los … Diese Situation finden Sie häufiger in kleinen sowie großen Unternehmen wieder. Was fehlt, ist die richtige Einarbeitung in das Unternehmen und dessen Systeme bzw. Regeln und Abläufe. Eine mangelnde Einführung sorgt nicht nur für eine interne Spannung, Fehleinschätzungen und der fehlenden Identifikation mit den Werten des Unternehmens, sondern auch für eine Einschränkung in der Produktivität. Deshalb erfahrt Ihr in diesem Artikel, was Onboarding bedeutet, welche Elemente die Thematik beinhaltet und wie ein idealtypischer Prozess ablaufen kann:
Definition: Was wird unter dem Onboarding verstanden?
Der berufliche Erfolg bzw. der Erfolg im Unternehmen ist davon abhängig, die richtigen Arbeitnehmer*innen am richtigen Arbeitsplatz einzusetzen, sodass sich das Team gegenseitig ergänzt. Damit aus den „Beginner*innen” engagierte und kompetente Mitarbeiter*innen entstehen, ist eine gute Grundlage, besser das Onboarding, für das Erreichen des Ziels von primärer Bedeutung. Auf Deutsch wird der mittlerweile integrierte Begriff „Onboarding” als Einarbeitungs- und Integrationsprozess bezeichnet.
Dieses starten schon, bevor der neue Mitarbeitende in dem Unternehmen angestellt wird. Auf der einen Seite sollte das Stellenprofil alle wichtigen Informationen zu dem Unternehmen und die angestrebten Qualifizierungsmaßnahmen beinhalten. Auf der anderen Seite sollte beispielsweise der Arbeitsplatz bereits feststehen, dies bedeutet, dass der Platz mit passenden Möbeln sowie mit allen benötigten technischen Aspekten ausgestattet wird.
Die wichtigsten Elemente des Onboardings
Eine Herausforderung in der heutigen Zeit, welche KMU beeinflussen, ist der Fachkräftemangel in Deutschland. Daher ist es umso wichtiger, zufriedene Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu besitzen und dadurch die Fluktuation zu reduzieren.
Das „Onboarding” verfolgt daher nach Brenner (2020, S.11-28) einen Grundgedanken mit drei Teilaspekten, der fachlichen, der sozialen und der wertorientierten Einarbeitung in das Unternehmen. In der fachlichen Einarbeitung soll der neue Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin Fachwissen über das Unternehmen zu seinem/ihrem Fachgebiet aneignen. Dies umfasst außerdem wichtige Informationen über die Struktur im Unternehmen und die passenden Ansprechpersonen. Bei der sozialen Integration geht es, wie der Name schon vermuten lässt, darum das Team kennenzulernen und ein Teil der Gemeinschaft zu werden. Der letzte Aspekt, die werteorientierte Einführung, umfasst die „Corporate Identity”, demnach die Werte und Ziele im Unternehmen.
Hier bietet sich als Maßnahme an, spezielle Veranstaltungen zu organisieren, damit die Mitarbeitenden sich in Workshops in das Unternehmen einfinden können. Andere Optionen stellen beispielsweise Zielvereinbarungen und Feedback-Gespräche mit den Arbeitnehmer*innen dar.
Der verschiedenen Phasen des Onboarding Prozesses im Unternehmen
Der wichtigste Tag bzw. die wichtigste Phase beim Onboarding ist der allererste Arbeitstag bzw. Arbeitswoche. Dieser ist meist sehr aufregend für den oder die neue Arbeitnehmer*in, deshalb sollte der Tag viele positive Dinge wie beispielsweise einen mit Luftballons dekorierten Platz bereithalten. Somit fühlt sich der neue Mitarbeiter*in willkommen und fühlt sich im Idealfall direkt wohl an seinem/ihrem neuen Arbeitsplatz. Die ersten Tage dienen in diesem Fall als Orientierungsphase. Hier sollten alle oben genannten soziale, fachliche und wertorientierte Elemente bereits grob erfüllt werden.
Danach geht es los mit der Lern- und Integrationsphase, wo der neue Arbeitende in die Firma intensiver eingeführt wird und auch sich selbst intensiv mit einbeziehen muss. Mittlerweile versteht er oder sie die Arbeitsprozesse und kann sich reflektieren und einordnen. Dies ist natürlich ein ständiger Lernprozess mit Höhen und Tiefen. Dabei ist es wichtig, dem neuen Mitarbeiter*in stetig Feedback zu geben, ihm/ihr kleine Aufgaben mit Verantwortung zu übertragen sowie für Fortschritte zu loben.
Ist der erste und zweite Monat oder sogar die Probezeit überstanden, kommt es zu der Phase der Stabilität und Akzeptanz. Dem Mitarbeitenden können nun komplexere Aufgaben zugeteilt werden, da er*sie sich mit den Praktiken und der Vorgehensweise des Unternehmens auseinandergesetzt hat. Dabei ist es hier vorteilhaft, nicht nur die neuen Personen im Unternehmen, sondern bereits bestehende Mitarbeiter*innen bzw. Personen, die an dem Onboarding Prozess teilgenommen haben, nach Ihrer Erstbeurteilung zu befragen. In diesem Falle kann der Prozess in der Zukunft angepasst oder verbessert werden.
In den Zeiten von Corona wurden diese idealtypischen Phasen ein wenig aus dem Gleichgewicht gebracht, da bei vielen Phasen, wie beispielsweise bei der sozialen Integration, Hindernisse aufgetreten sind. Trotz alledem sollte der Eintritt in eine neue Firma mit diversen positiven Gefühlen in Verbindung gebracht werden. Anstatt eines persönlichen Treffens könnte eine Online-Veranstaltung geplant werden, wo die neuen Mitarbeiter*innen eine Tasche voll mit Goodies bekommen, die entweder das Unternehmen oder die Werte des Unternehmens widerspiegeln. Grundsätzlich geht es darum, dass sich die neue Person willkommen fühlt und ein professionelles sowie ausführliches Onboarding bekommt, ob virtuell oder vor Ort.
Fazit
Das Onboarding ist, wie wir erkannt haben, ein Prozess, der sowohl von KMU als auch von Großunternehmen nicht vernachlässigt werden sollte. Wie der Prozess letztendlich gestaltet wird, hängt von dem jeweiligen Unternehmen oder dem Bereich ab. Festzustellen ist jedoch, dass es nicht an einer sozialen, fachlichen oder werteorientierter Eingliederung mangeln sollte! Wie Sie darüber hinaus die Krise als Chance sehen können, erfahren Sie hier.
